การบริหารเงินสำหรับการเริ่มต้นธุรกิจมีความสำคัญมากที่สุด เพราะนั่นหมายถึงกำไร ขาดทุน ชะตาชีวิตของคุณรวมถึงอนาคตของพนักงานที่ฝากเอาไว้ในมือเจ้าของธุรกิจ ดังนั้น จงเตรียมการให้พร้อมสำหรับเรื่องการบริหารการเงินอย่างผู้เชี่ยวชาญ

  1. วางแผนธุรกิจ ก่อนที่จะคิดทำการธุรกิจใดๆ ขอให้คุณเขียนแผนธุรกิจออกมาให้มีความชัดเจนเสียก่อน คุณจะต้องเห็นตัวเลขประมาณการค่าใช้จ่ายในด้านต่างๆ นับตั้งแต่ ต้นทุน ซึ่งประกอบไปด้วยค่าใช้จ่ายในการจัดสรรทรัพยากรต่างๆ สถานที่ประกอบการ ค่าเช่าพื้นที่ ที่ดิน อาคาร สิ่งปลูกสร้าง อุปกรณ์เครื่องใช้ภายในสำนักงาน อุปกรณ์ร้านค้า ค่าวัตถุดิบต่างๆ รวมถึงค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ ได้แก่ ค่าบุคลากร ค่าจ้างเจ้าของธุรกิจ (เงินเดือนของคุณในฐานะเจ้าของ ก็ต้องกันออกมาให้ชัดเจน) ค่าจ้างพนักงาน ค่าสวัสดิการพนักงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเตอร์เน็ต ค่าโทรศัพท์ ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่นๆ นำตัวเลขเหล่านี้มาวางแผนให้เห็นเป็น รายรับ รายจ่าย ที่จะเกิดขึ้น ทั้งในแบบรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน ทุกไตรมาศ รายปี ในส่วนค่าใช้จ่ายด้านการโฆษณา ประชาสัมพันธ์ ก็ต้องจัดสรรงบประมาณไว้ด้วย

เมื่อคุณเห็นตัวเลขทั้งหมดเหล่านี้แล้ว คุณก็จะต้องตั้งเป้าหมายให้ต่อไปในสองส่วน แล้วดูผลประกอบการทุกเดือนว่าเป็นไปตามแผนการหรือไม่ สิ่งที่เป็นเป้าหมายของคุณก็คือ

จุดคุ้มทุน หรือ Break Even Point คือจุดที่รายรับ = รายจ่าย อย่างนี้ไม่ถือว่าขาดทุน คุณจะต้องทำจุดคุ้มทุนให้ได้เสียก่อน จึงเข้าสู่จุดที่ธุรกิจทำกำไร การหาจุดคุ้มทุนมีสูตรของมันอยู่ คุณอาจจะต้องศึกษาเพิ่มเติมหากไม่แจ่มแจ้งเรื่องนี้เพียงพอ

ระยะเวลาคืนทุน หน่วยของเวลาที่คุณสามารถได้เงินลงทุนคืนทั้งหมด หลังจากที่หักค่าใช้จ่ายต่างๆ ออกแล้ว

ตัวเลขในแผนธุรกิจนี่เองจะทำให้คุณมีเป้าหมายในการบริหาร และสามารถมอร์นิเตอร์ผลประกอบการได้ทุกเดือน

  1. จัดทำแผนงบประมาณกระแสเงินสดล่วงหน้า
    หลายท่านอาจจะเคยได้ยินคำว่า “ธุรกิจจะอยู่รอด ไม่รอด อยู่ที่ Cash Flow ไม่ใช่ยอดขาย” หมายความว่าอย่างไร ลองมาดูคำว่ากระแสเงินสดกันก่อน คำนี้หมายถึงปริมาณเงินสด ที่ไหลเข้า ไหลออก ในช่วงเวลาต่างๆ กัน ก่อให้เกิดเงินสดหมุนเวียนให้ใช้จ่ายคล่องตัว ตัวอย่างเช่น คุณมีรายรับเข้ามาทุกวัน แต่มีรายจ่ายทุกสิ้นเดือน ถ้ารายรับทั้งเดือน เพียงพอที่จะจ่ายเงินเดือนพนักงาน และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ธุรกิจของคุณก็ไม่เกิดสภาวะเงินตึงตัว แต่ถ้าเดือนต่อไป คุณต้องนำเงินสดไปซื้อวัตถุดิบเพิ่ม โดยที่ไม่มีเงินสดสำรองไว้ ก็อาจจะทำให้เดือนต่อไปเกิดปัญหาจากการหมุนเวียนกระแสเงินสดได้
  2. เตรียมเงินสำรองไว้ในยามฉุกเฉิน
    การเตรียมเงินสำรองทั้งในส่วนของเงินทุนของบริษัทเอง กับแหล่งกู้ยืมที่พึ่งพาได้ จะช่วยลดปัญหาในยามที่หมุนเวียนเงินสดไม่ทัน
  3. มีวินัยทางการเงิน พูดง่ายๆ คือวางแผนใช้จ่ายอย่างเป็นระบบ เงินแต่ละกองก็แยกใช้ให้ชัดเจนไม่ปะปนกัน ไม่หยิบเงินในลิ้นชักมาใช้เป็นเงินส่วนตัว คุณก็จะเห็นกำไร ขาดทุน ได้อย่างชัดเจน
  4. ลดต้นทุน แต่ไม่ลดคุณภาพ เมื่อบริหารธุรกิจไปได้สักพัก ทุกอย่างเริ่มเข้าที่เข้าทาง คุณจำเป็นต้องพิจารณาถึงการลดต้นทุนอย่างจริงจัง ในจุดที่สามารถลดได้ และไม่กระทบกับคุณภาพชีวิตพนักงาน หรือคุณภาพสินค้า เคยได้ยินบางบริษัท ใช้วิธีงดชา กาแฟ โอวัลติน ไปจนถึงกระดาษทิชชูที่ต้องใช้ในห้องน้ำ ซึ่งการลดต้นทุนประเภทนี้เป็นการลดเรื่องสวัสดิการและคุณภาพชีวิตของพนักงานโดยตรง ซึ่งไม่ส่งผลดีต่อขวัญและกำลังใจของพนักงานเป็นแน่
  5. ใช้หลักการบริหารความเสี่ยงควบคู่กันไป แน่นอนว่าการทำธุรกิจย่อมมีความเสี่ยง แต่ถ้าคุณมองความเสี่ยงออกตั้งแต่แรก และประมาณการความเสี่ยงไว้แล้วในเบื้องต้น จะทำให้คุณเตรียมแผนสำรองไว้ใช้ในยามฉุกเฉินได้ทันท่วงที
  6. จดทุกการใช้จ่าย การบันทึกรายละเอียดทุกการใช้จ่ายมีความสำคัญ คุณต้องรู้ว่ามีการจ่ายเงินออกวันไหน มีเงินเข้าวันไหน ให้เครดิตลูกค้ากี่เดือน จะเก็บเงินได้วันไหน มีดอกเบี้ยเพิ่มขึ้นจากการกู้เงินสำรองมาหมุนเวียนในบริษัทหรือไม่ จดทุกอย่างพร้อมทั้งจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวกับด้านภาษีให้เรียบร้อย ไม่มีอะไรทำให้คุณสบายใจมากไปกว่าการชัดเจนในทุกการใช้จ่ายภายในบริษัท รวมถึงการจัดเก็บเอกสารสำคัญต่างๆ ให้เป็นระบบ ระเบียบ เรียบร้อย ตรวจสอบได้ง่าย

ในรายละเอียดของการบริหารการเงินแบบนักธุรกิจยังมีอีกมาก แนะนำให้คุณศึกษาเพิ่มเติมเพื่อให้มีประสบการณ์ จะได้มองเห็นข้อผิดพลาด และอุดรูรั่วให้กับการเงินในบริษัทได้ทันท่วงที